對許多人來說，時間似乎永遠不夠。 行事曆上滿滿的會議與行程，信箱中有看不完的電子郵件，時下流行的即時通訊軟體叮咚聲不曾間斷，來自長官、客戶、同事的簡訊每一則都必須回覆。 但一整天下來，完成的工作似乎十分有限。

媒體報導，智慧型手機用戶平均一天察看手機接近150次，相當於睡覺之外每6.5分鐘看一次。我們在不知不覺中讓別人或新科技主宰、分配了我們最寶貴的資產—時間。

 

如果試著記錄自己一天的活動，多數人會驚訝地發現，自己的時間居然被切割得如此支離破碎。

 

究其原因，許多人試圖不漏接大小事、或原本為了充分利用時間而在眾多不同的工作之間不停切換，使得專注於每件工作的時間變得十分短暫，而事倍功半。

 

美國Psychology Today所做的研究指出，若短時間內在不同的工作之間切換太多次，可能會耗損高達40%的有效生產時間。

 

有些人會嘗試著一心多用，在同一時間內做一件以上的工作（例如一邊講電話，一邊閱讀電子郵件）。但分散專注力的後果，有時候是必須付出昂貴的代價。

 

新聞曾經報導一位高階主管因為在閱讀電子郵件的同時與妻子通電話，而在不經意中答應妻子買了一艘所費不貲的遊艇。一邊開車，一邊講電話而肇事的消息，更是時有所聞。

 

既然一心多用不可取，那麼面對著似乎永遠做不完的工作，究竟該如何分配時間，達成最大效益呢？

 

套用一句祖先的智慧：凡事豫則立，不豫則廢。

 

首先，先檢視手邊的工作，就重要性與急迫性做個分類。

 

不要企圖由自己完成所有的工作。 將可以由他人協助或代勞的工作分配出去。

 

再檢視事情的優先順序，確保正在處理的是最重要的工作。同時，得隨時提醒自己：專注於手上的工作，不要輕易地讓其他的工作分割了有限的時間與專注力。

 

在開始每一件工作前，先花些時間，重新檢視主、客觀的環境與條件，是否因著時間不同而有變化，需不需要額外的支援，再開始處理工作。

 

《關鍵18分鐘》的作者，Peter Bregman，指出，不同於一般人的認知，在一件工作與另一件工作之間給予緩衝時間，反而有助於效率的提升。

 

至於對即時通訊軟體帶來的干擾，則必須學著克制自己的好奇心，等到事情空檔，或每隔一段時間再檢視、回覆。 不要讓自己不經意地把時間的主導權給讓出來。

 

有多項的研究、報導都指出台灣的工時是全球數一數二的高， 但效率與成果卻沒有相對顯著。相較於歐美國家的工作者而言，台灣人多在個人的表現上遠優於團隊的成績。於是個人超時加班成了常態。

 

許多主管抱怨自己的團隊不但沒能分憂解勞，反而事事請示，讓原已不足的工作時間更形捉襟見肘。

 

但究其原因，多半是主管未能清楚告知部屬事情的優先順序與提供適當的資源，以致到頭來，仍然是憑藉一己之力在撐一個部門，而未能充分發揮團體的戰力與功能。

 

時間，是一項珍貴的資產，它不能被儲蓄或購買。

 

如何讓時間發揮最大的功能，完成最重要、有意義的工作，關鍵就在於心態上必須將時間的運用視為是對未來的投資，尤其是要能讓自己由一些急迫但重要性不高的瑣事裡脫身而出，將時間投注於重要而不急迫的工作上，例如公司未來中、長期的發展，自己與家人的健康與生活規劃等。

 

集中運用時間與可支配的資源於對企業、個人重要的工作、尋求外力支援所有不需要親力親為的事情，才能讓時間發揮它的真正價值與功用。

 

（作者是企業經營管理資深顧問）

 

【經濟日報/潘忠宏】